Электрондық пошта арқылы іскерлік хат алмасу ережелері. Іскерлік хат үлгісі. Электрондық поштаны қалай жіберуге болады. Электрондық хат алмасу дәлел ретінде Іс сұрақтары Хаттың көшірмесі

«Коммерциялық ұсыныс», «Жаңалықтар», «Сіз үшін» немесе жай ғана «Re:» - егер мұндай хат белгісіз мекенжайдан келсе, онда ол спам болып көрінуі мүмкін. Электрондық поштаның тақырып жолындағы бірнеше сөз алушының назарын аударуы немесе электрондық поштаны қоқыс жәшігіне жіберуі мүмкін. Тақырып жолы - электрондық поштаны алушы оқитын бірінші нәрсе. Сондықтан оны тұжырымдау өте маңызды.

Хаттың тақырып жолында оның негізгі мазмұнын қысқаша тұжырымдаңыз. «Мәселелер туралы» емес, «Селезнева көшесіндегі дәріхананы дәрі-дәрмекпен қамтамасыз етудегі проблемалар» деп мүмкіндігінше нақтылап жазған жөн. Егер сіз ынтымақтастыққа өтініш білдірсеңіз, тақырып жолында адресаттың мүдделеріне не әсер ететінін көрсетіңіз. Мысалы, «Ынтымақтастық туралы ұсыныс» емес, «Сату көлемін арттыру үшін бірлескен акцияны ұсынамыз» деп жазыңыз. Немесе: «Альфа компаниясы үшін: Бета сауда нүктелеріндегі жарнамаға эксклюзивті жеңілдік». Алушы сіздің хатыңыздың оған қаншалықты пайдалы болатынын бірден түсінуі керек. Сонымен қатар, егер ол оны біраз уақыттан кейін алынғандар тізімінде тапқысы келсе, ол тақырыпта сіз көрсеткен кілт сөздерді іздеуге қоя алады. Хат алушы әлеуетті жұмыс беруші болған кезде тақырып жолының қолайлы нұсқасы: «Фармацевттің бос орнына Иванова И.А.ның түйіндемесі».

Ешқашан файлды ілеспе хатсыз жібермеңіз. Сәлемдеместен іскер серіктестің кеңсесіне кіріп, қажетті құжаттарды үстел үстіне лақтырып жібергендей. Ілеспе хатыңызды сыпайы үндеуден бастаңыз: аты мен әкесінің аты бойынша - сізден үлкендерге, басшылық лауазымды атқаратындарға немесе мұндай өтінішті өзіңізге ұнататындарға; аты бойынша - әрқашан өзін осылай ғана таныстыратын және өзін әкесінің атымен атауды ұсынбайтындарға. Егер сіз қалай дұрыс хабарласу керектігін білмесеңіз, аты мен әкесінің аты бойынша хабарласыңыз. Аты бойынша таныс мекен-жайға өтіңіз, алушы сізге өзі ұсынады. Егер аты белгісіз болса, жалпылама сөздерді қолдануға болады: «Құрметті әріптестер!», «Құрметті компания басшылығы!», «Құрметті жеткізушілер/клиенттер/болашақ серіктестер!». Соңында, егер сіз қалай хабарласуды білмесеңіз - «Сәлеметсіз бе!» сөзін қалдырыңыз.

Хаттың басында адресатқа ынтымақтастықты қалай бастағаныңызды, бір-біріңізбен танысқаныңызды еске салған жөн. Мысалы: «Мәскеуде өткен конференцияда біз кездесіп, одан әрі ынтымақтастық мүмкіндігін талқыладық». Бұл сөз тіркесі арқылы сіз адамға өзіңіздің кім екеніңізді және оған не үшін хат жазып жатқаныңызды еске түсіресіз. Ол үшін бірдеңе болса, алғыс білдіру артық болмас еді, мысалы: «Жарнамалық науқанға көмектескеніңіз үшін сізге үлкен алғысымызды білдіреміз».

Содан кейін бірден хаттың негізгі мазмұнына өтіңіз. Үндеудің себебін алғысөзсіз бір сөз тіркесімен тұжырымдаған жөн: «Кездесу ұйымдастырып, жаңа филиал ашу мәселесін талқылауды ұсынамын». Терілген мәтіннен гөрі экрандағы мәтінді оқу көптеген адамдарға қиынырақ екенін есте сақтаңыз. Сондықтан, адам одан не қалайтыныңызды мүмкіндігінше тез түсінуі маңызды. Сонымен қатар, бірінші фразалар жақсы есте қалады. Ал егер сіз хаттың ортасында негізгі ойды «жасырын» алсаңыз, онда алушы оны жай ғана ұстамауы мүмкін. Хаттың бүкіл мәтінін абзацтарға логикалық түрде бөлуге тырысыңыз. Олардың әрқайсысы фрагменттің негізгі идеясынан басталады. Егер сіз бірнеше мәселені талқылауды ұсынсаңыз, онда оларды нөмірлеуге болады. Тым ұзақ электрондық хаттардан аулақ болыңыз. Егер мәселенің мәлімдемесі үлкен көлемде болса, оны бөлек файлға көшіріп, хатқа тіркеген дұрыс. Содан кейін, қажет болған жағдайда, алушыға файлды бөлек қалтаға сақтау немесе басып шығару ыңғайлы болады.

Хаттың соңында одан әрі ынтымақтастыққа үміт білдіру, рахмет айту немесе хатты алушыға деген мейірімді қарым-қатынасыңызды басқа жолмен көрсету әдеттегідей. Мысалы: «Біздің ынтымақтастығымыздағы барлық қиындықтарды жеңіп, біз ең тиімді өзара әрекеттестік орнатамыз деп сенемін!», «Ұзақ және жемісті ынтымақтастық пен жобамызды қолдағаны үшін алғысымызды білдіреміз!».

Хаттың соңында толық аты-жөніңізді, лауазымыңызды, компанияның атауын және байланыс ақпаратын көрсетіңіз. Алушыға қажет болуы мүмкін барлық контактілерді көрсеткен жөн: пошталық мекенжай, телефондар, факс, электрондық пошта, веб-сайт мекенжайы. Skype және ICQ қызметтерін іскерлік мақсатта пайдалансаңыз, оларды көрсетіңіз. Бұл жағдайда «қосымша» контактілерді көрсетпеген жөн. Мысалы, бірнеше электрондық пошта мекенжайларын көрсетпеу керек - пошта ең сенімді түрде жеткізілетінін жазған дұрыс.

Әр хаттарыңызға қол қойыңыз. Адам мезгіл-мезгіл контактілерді көрсеткенде өте ыңғайсыз және оған қоңырау шалу үшін телефон нөмірін іздеуде оның бірнеше әріптерін қарау керек. Пошта бағдарламалары мен пошта сайттарында автоқолтаңбаны пайдаланыңыз. Осы мүмкіндіктің арқасында пошта бағдарламасы өзі жасаған әрбір әріпке автоматты түрде автоқолтаңба қосады.

Егер сізге бірнеше қолтаңба опциялары қажет болса - мысалы, аймақтық және федералды серіктестер үшін әртүрлі байланыс мәліметтері бар - бірнеше автоматты қолтаңба опцияларын жасауға болады.

"Ой, мен файлды тіркеуді ұмытып қалдым. Мен оны жіберіп жатырмын" - бұл файлдар қосылған хаттарда кездесетін ең көп таралған тіркес. Мұндай ұмытшақтық болмашы нәрсе сияқты. Бірақ осыған байланысты бизнес-процестерде айтарлықтай кешігулер бар. Сіз файлды жібердіңіз және жауапты күтудіңіз. Келесі күні қоңырау шалыңыз және файлды тіркеуді ұмытып кеткендіктен қабылданбағанын біліңіз. Мұндай жағдайды болдырмау үшін файлдарды жіберу кезінде алдымен хатқа файлдарды тіркеп, содан кейін ілеспе хат жазуды әдетке айналдырыңыз.

Тағы бір кеңес - файлдарды қабылдаушы түсінетіндей етіп атау. Егер сіздің адресатыңыз әлеуетті жұмыс беруші болса, онда файл «Түйіндеме» деп аталмауы керек, бірақ «Иванова И. А. Фармацевттің бос орнына түйіндеме» немесе «Фармацевт. Иванова». Егер алушы іскер серіктес болса, файлға оның көзімен де қараңыз. Атау емес: «Альфа компаниясына арналған коммерциялық ұсыныс», бірақ «Бета компаниясының коммерциялық ұсынысы». Емес: «Баға», бірақ «Баға. Монета жәшіктеріндегі жарнама. «Рекламист» компаниясы». Бұл жағдайда алушы хатты өз қалтасында жылдам сақтайды және оған арнайы атын өзгерту қажет болмайды.

Хатта көтерілген мәселелерді шешу құзыретіне шынымен кіретін адамға хат жіберген жөн. Түйіндемені жіберетін болсаңыз, алдымен HR менеджерінің немесе менеджердің электрондық поштасын білуіңіз керек. Ынтымақтастық туралы ұсыныс жіберілсе, сатып алу жөніндегі менеджер болсын, жарнама маманы немесе директор болсын, мұндай мәселелер бойынша шешім қабылдайтын адамға міндетті.

Жалғыз қол жетімді мекенжай сияқты компанияның жалпы мекенжайы болып табылады [электрондық пошта қорғалған]немесе [электрондық пошта қорғалған]Егер сіз осындай мекенжайға жазсаңыз, сіз байқамай қалуыңыз мүмкін, өйткені ол көп спам алады. Сондықтан хаттың тақырыбына хат арналған компания қызметкерінің аты-жөнін немесе сіз хабарласып отырған компанияның атауын көрсеткен жөн. Сондай-ақ компанияның қызметіне қатысты түйінді сөздер назар аударуға көмектеседі. Мысалы: «Сібір отыны» серіктестігінен ағаш жеткізу мәселелері» - мұндай тұжырым сәйкес компания басшыларының назарын аударады.

Жіберушілердің тағы бір типтік қатесі - олардың хатының мазмұны туралы барлығын хабардар ету ниеті. Көшірмелерді алу үшін олар азды-көпті қызығушылық танытқан адамдардың мекенжайларын көрсетеді. Қажетсіз хаттар алушыларды тітіркендіреді, олар сізге түсініктеме алу үшін қайта қоңырау шала бастағанда жұмыстан, соның ішінде сізді де алаңдатады.

Ереже бар: егер сіз барлық алушыларды үтірмен бөліп көрсетсеңіз, онда сіз олардың әрқайсысынан жауап күтесіз және «Хатты көшірме» жолында мекенжайлардың бір бөлігін көрсетсеңіз, сіз одан жауап күтпейсіз. бұл алушыларға жай ғана хабарлау. Алайда бұл ережені бәрі бірдей ұстана бермейді. Ал тұрақты адресаттармен мұндай ережені арнайы келіскен дұрыс.

Көшірмелерді жіберудің тағы бір ыңғайлы мүмкіндігі - Жасырын көшірме. Осы жолға екінші алушының мекенжайын енгізсеңіз, біріншісі басқа біреуге хабарлағаныңызды білмейді.

Маңызды электрондық хаттар үшін жеткізу хабарландыруын пайдаланыңыз. Оны әр әріпке енгізуге тырыспаңыз. Сіз сондай-ақ хаттың ерекше маңызды екенін ескертпе пайдалана аласыз. Тек оны теріс пайдаланбаңыз. Содан кейін кейбір хат жіберушілер қатардағы барлық әріптерді ерекше маңызды деп белгілеуді ұнатады, сондықтан олардың хаттары әдетте маңызды болып қабылданбайды.

Алынған хаттармен жұмыс істеу үшін қабылданған хаттарды папкаларға сұрыптау функциясы өте ыңғайлы. Пошта бағдарламасында сіз белгілі бір ережелерді жасай аласыз, оған сәйкес кіріс хаттар белгілі бір адресаттан, белгілі бір кілт сөзбен және т.б. қалталарға таратылады. Әріптерді кез келген дерлік параметр бойынша сұрыптауға болады: маңыздылығы, өлшемі, күні, мекенжай тізімі және т.б. Сұрыптауды пайдалану әсіресе кез келген тарату тізімдеріне жазылсаңыз немесе хаттардың үлкен көлемін алсаңыз ыңғайлы. Бұл жағдайда, мысалы, жөнелтілімдер тізімінен келетін жаңалықтар бөлек папкаға түседі де, мұндай хат келген сайын емес, уақыты келгенде оқи аласыз.

Іскерлік хаттарда смайликтерді қолдану әдеттегідей емес. «керемет», «өте бақытты», «таңданамын» деген сөздермен эмоцияларды білдіру. Ерекшелік - сіз «сізге» ауысқан, кофені бірнеше рет бірге ішкен және әдетте бейресми қарым-қатынастарды сақтайтын іскер серіктестермен хат алмасу. Кейбіреулер хаттарында түпнұсқа болуға тырысады. Мысалы, олар стандартты емес қолтаңбалар мен қорытынды сөз тіркестерін ойлап табады: «Ең креативті директор», «Үздік сауда менеджері», «Сізге деген құрметпен және сүйіспеншілікпен», «Мен сізден хабар күтемін».

Демалыс агенттігінің, жұмысында шығармашылық көзқарасты қамтитын дизайн студиясының қызметкері үшін стандартты емес тұжырымдар тек плюс болады, бірақ егер бухгалтер немесе менеджер түпнұсқа бола бастаса, онда мұны түсінушілікпен қабылдау екіталай.

Хаттарға жауап беру кезінде кіріс хаттың көшірмесін хаттың негізгі бөлігінде сақтау өте ыңғайлы, сонымен қатар тақырыпты жіберуші көрсеткендей қалдыру ыңғайлы. Сонда мәселенің шешілу барысын бақылап отыру екеуіңе де ыңғайлы болады. Бірақ автор қандай да бір жаңа тақырып бойынша хат жібергенде, ескі кіріс хатында сақталған тақырыпты бірінші рет жіберген кезде өте ыңғайсыз. Көктемде «Re: Жаңа жылыңызбен!» тақырыбымен хат алыңыз. өте жақсы және ыңғайлы емес. Хаттың не туралы болатындығын бірден түсіну мүмкін болмайды. Оны кілт сөздер бойынша «Іздеу» арқылы табу да кейінірек сәтсіздікке ұшырайды.

Егер сіз демалысқа немесе біраз уақытқа іссапарға барсаңыз - «Жоқ кезінде автоматты түрде жауап беру» функциясын пайдаланыңыз. Бұл жағдайда, кету кезінде сізге хат жіберген әрбір адам сіз өзіңіз жазатын стандартты жауап алады. Бұл автоматты жауапта жұмысқа қай күні оралатыныңызды, сондай-ақ сіз болмаған кезде кіммен байланысуға болатынын көрсеткен жөн.

Іскерлік хат алмасудың бұл түрі біздің өмірімізде азырақ қолданылады, оның орнын электронды пошта басты. Дегенмен, электронды хаттардан гөрі қағаз хаттар тиімдірек болатын жағдайлар бар. Мысалы, басшыны ерекше маңызды оқиғаға шақыру қажет болғанда немесе жоғары сапалы басылған коммерциялық ұсынысты өзіңізге тапсырғыңыз келгенде. Бұл жағдайда жіберушінің хатты басып шығаруға және жіберуге уақыт жұмсауы алушыға деген құрметті көрсетеді.

Қағаз хаттарды жазу бойынша ұсыныстар әдетте электронды хаттармен бірдей. Алушыға құрметпен жүгіну керек, ең басында хаттың негізгі идеясын тұжырымдау керек (мысалы: «Сіздерді марапаттарды салтанатты түрде тапсыруға шақырамыз»), негізгі мазмұнды құрылымдау және барлық қажетті нәрсені көрсету контактілер.

Хат жасау және конвертті басып шығару үшін сапалы қағазды және таза принтерді пайдалану маңызды. Тек осы жағдайда ғана қағаз хат оның алушысы жіберуші үшін өте маңызды тұлға екенін нақты көрсетеді.

Хаттарды шынымен қажет болғанда ғана жазыңыз. Іскерлік хат алмасудың, сондай-ақ жалпы іскерлік қарым-қатынастың маңызды талабы серіктестің уақытына құрметпен қарау болып табылады. Сұрақтарыңызды мұқият құрастыру және қажет емес мәліметтерді алып тастау арқылы электрондық поштаны алушылардың уақытын үнемдеңіз. Сонда сіздің хабарламаларыңыз әрқашан маңызды және мазмұнды болып қабылданады және сіз оларға жауап аласыз.

Мәтін: Ирина Куривчак

Соңғы жылдары электрондық пошта іскерлік хат алмасуда көбірек орын алды. Оның артықшылықтары айқын: тиімділік, қолжетімділік және пайдаланудың қарапайымдылығы. Электрондық хат алмасудың өзіндік нюанстары бар екенін есте ұстаған жөн.

Хаттарды қабылдау

1. поштаңызды күніне кемінде 2 рет - таңертең және түстен кейін тексеріңіз. Әйтпесе, сіз басқа адамдардың жұмысын тоқтатып, мәселелерді шешуді кейінге қалдыра аласыз;
2. егер сіз хат алсаңыз, бұл оны біреу жіберіп, қандай да бір себептермен жасағанын білдіреді. Сондықтан келіп түскен хаттарды оқу керек. Әрине, бұл жерде спам қарастырылмайды;
3. егер сіз менеджер болсаңыз, жұмыс күніңіз күні бойы жүктелмейтін және поштаны автоматты түрде тексеретін электрондық пошта клиентін іске қосудан басталуы керек. Поштаның автоматты түрде жеткізілуін/алуын кемінде 10 (және жақсырақ 2 - 3) минут сайын орнату;
4. егер сіз өте бос емес болсаңыз және хат алсаңыз, оның кімнен екенін, тақырыпты бағалаңыз және оны көзбен шолыңыз - бұл хаттың жедел жауап беруді қажет ететінін немесе сәл күте алатынын тез түсінуге көмектеседі;
5. Істі алға жылжытудың және пошта үйінділерін жинамаудың ең оңай және тиімді жолы - электрондық пошталарға дереу жауап беру. Сондықтан, егер сіз сөйлесуді немесе үзілістерге жол бермейтін басқа әрекетті орындамасаңыз, хатқа дереу жауап беріңіз.

Кімге, Көшірме, Жасырын көшірме өрістері

«Кімге», «Көшірме» және «Жасырын көшірме» өрістерін түсіну, есте сақтау және дұрыс пайдалану керек. Сіздің хатты алудағы әрекеттеріңіз немесе алушының әрекеті осыған байланысты.

1. «Кімге». Егер сіз сұрақ жіберсеңіз, сіз «Кімге» өрісінде көрсетілген адресаттың жауабын күтесіз. Егер сіз алушы болсаңыз, жауап беруіңіз керек. Яғни, хат және ондағы ақпарат немесе сұрақтар тікелей осы жолақта көрсетілген алушыға жіберіледі.
2. «Көшіру». Бұл жәшіктегі алушылар ақпарат алу үшін хат алады немесе «шақырылған куәгерлер» болып табылады. Көшірмелердегі алушы әдетте хатқа жауап бермеуі керек. Оның үстіне, қажет болған жағдайда «кедергі жасағаным үшін кешіріңіз» деген сөзбен бастау сыпайылық болып саналады.
3. «Жасырын көшірме». Хаттың «Жасырын көшірме» жолында көрсетілген тұлғаға жіберілгенін негізгі алушы да, көшірмелердегілер де білмейді. Бұл өріс сонымен қатар барлық алушылар мекенжай кітабыңызды білмеуі үшін жаппай жіберу үшін пайдаланылады.

Жауап беру кезінде «Барлығына жауап беру» түймесін ұмытпаңыз - бұл бастапқы хатты алушыларды көшірмелерде сақтайды және сіздің жауабыңыз олардан өтпейді. Сіз әрқашан қажетсіз алушыларды жоя аласыз немесе басқаларды қоса аласыз.

«Кімге» жолында келіп түскен хатта екіден көп алушы болса, бұл осы екі тілшінің немесе олардың кез келгенінің жауап беруі керек дегенді білдіреді. Кім жауап беру керектігін шешіңіз. Дегенмен, «Кімге» өрісінде екіден көп алушы бар хаттарды жіберген кезде абай болыңыз: барлығына жіберілген хат үшін ешкімнен жауап алмау қаупі бар.

Тақырып өрісі

Бұл өрісті бос қалдырмау керек. Сіз хат жазысқан адамдар күніне жүздеген электрондық хаттар алуы мүмкін және осы өрісті электрондық пошта мазмұнының маңыздылығын жылдам бағалау үшін пайдалана алады.

Хаттың тақырыбы хат тақырыбын қысқаша көрсетуі керек. «Сұрақ», «Сәлеметсіз бе!» сияқты тақырыптар. немесе бос тақырыптар сізді бастаушы ретінде сатқындық етеді немесе негізгі бизнес жазу дағдыларының жоқтығы.

«Жазудың маңызы»

Егер хатта шұғыл өзгерістер туралы ақпарат, кез келген келісім-шарт мәтіні немесе ең алдымен назар аудару керек басқа ақпарат болса, «жоғары» маңыздылықты пайдаланыңыз, бұл «Кіріс» қалтасындағы хатты ерекшелейді.

• «Жоғары» маңыздылықты босқа қолданбаңыз!
• Іскерлік корреспондентке жеке хат немесе күлкілі және іскерлік емес суреті немесе сілтемесі бар хат маңыздылығын «төмен» деп белгілеңіз.

Жауап жазу

1. Сәлемдесуден бастаңыз, бұл әдептілік.
2. Адаммен бір тілде сөйлесіңіз. Бұл тек орыс/ағылшын тіліне ғана емес, мәтіннің пішініне де қатысты. Ресми хатқа бейресми жауап беру жауап берушіні сыйламау және өзінің төмен мәдениеттілігін көрсету болып табылады.
3. Мобильді құрылғылардан электрондық хаттарды жіберуді қоспағанда, транслитерацияны пайдаланбаңыз. Пошта клиентіңіз орыс тілін қолдамаса немесе кодтауды бұзса, жауап мәтінін қосымшаға тіркеңіз.
4. Іскерлік хат нақты, нақты және қысқа болуы керек.
   • Дәлдік– Сіз сілтеме жасап отырған нақты деректерді көрсетіңіз (мысалы, жиналыс күні, жиналыс күн тәртібінің тармағы, басқа электрондық поштаның күні мен тақырыбы немесе файл атауы).
   • нақтылық- хаттан алушыдан НӘЛ НЕ талап етілетіні анық болуы керек.
   • Ықшамдық. Кім анық ойлайды, ол анық айтады, оны сіздің адресатыңыз көреді. Сондықтан үш сөйлеммен не жазуға болатынын үш бетке айтып берудің қажеті жоқ. Қысқаша іскерлік мәтін құрғақтық емес, уақытты үнемдеу және ойдың дәлдігі.
5. Егер хатта бірнеше сұрақтар, тақырыптар немесе тапсырмалар болса, оларды құрылымдаңыз және оларды бөліңіз. Үздіксіз «жуу ағынын» оқу қиын және сіз хаттың негізгі сұрағын өткізіп жібере аласыз.
6. Хаттағы өтініштерге мүмкіндігінше дәл жауап беріңіз. Сұранысқа немесе тапсырмаға жауап «Жасай берейік!». толық емес «Мынадай күнге дейін жасаймыз», «осындай күнде», «осындай оқиғадан кейін» деген нақтырақ әрі нақты жауап.
7. Мәтінде қателер болмауы керек! Қате басып шығару қорқынышты емес, бірақ егер сіз әр әріпте сөздерді қате жазсаңыз, ол өте тез байқалады және іскер серіктес бейнесінде жағымсыз із қалдырады.
8. Ешқашан жазғаныңды оқымай хат жіберме! Жауабыңызды оқып, барлығы қысқа, нақты, түсінікті, нақты және грамматикалық қателерсіз екеніне көз жеткізіңіз. Барлық қажетті алушылардың көрсетілгенін, олардың «Кімге» және «Көшірме» өрістерінде дұрыс орналастырылғанын тексеріңіз. Грамматикалық қателерді тексеріңіз.
9. Түпнұсқа хаттың мәтінін келтіріңіз.
10. Толық дәйексөз келтірген кезде (бүкіл хатқа жауабыңыз болса) жауап мәтінін хаттың соңына емес, БАСЫНДА жазыңыз!
11. Жауаптарыңыз нүкте бойынша болса, дәйексөзді жоғары және астындағы бос жолдармен бөліңіз.

Инвестициялар

1. EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR пішіміндегі файлдарды электрондық поштаға тіркемеңіз - көптеген электрондық пошта клиенттері немесе серверлері мұндай тіркемелерді мықтап блоктайды және алушы оларды ешқашан оқымайды. Оларды қабықтағыдай мұрағатқа (zip, rar) салып, осы пішінге салыңыз.
2. 2-3 мегабайтқа дейінгі қосымшаларды ескертусіз жіберу қалыпты деп саналады. Үлкенірек тіркемені жібергіңіз келсе, корреспонденттен мұндай файл оның сервері арқылы өтетін-өтпейтінін немесе пошта жәшігіне сыйатынын тексеріңіз.
3. Күмәнді мазмұнды тіркемелерден аулақ болыңыз: біріншіден, сіздің корреспондент сіздің талғамыңызбен бөліспеуі мүмкін, екіншіден, поштаны қарау қолданылатын ұйымда жұмыс істейтін адамға қиындық тудыруы мүмкін.

Электрондық қолтаңба

1. Оның болуы пайдалы (байланыс ақпаратыңыз қолжетімді) және бұл сіздің кәсіби шеберлігіңізді көрсететін жақсы тон.
2. Қол қою 5-6 жолдан аспауы керек. Ол кем дегенде аты-жөніңізді қамтуы керек. Сонымен қатар, сіздің телефон нөміріңізді, электрондық пошта мекенжайын, компанияның атауын және физикалық мекенжайын, сондай-ақ оның веб-сайтының мекенжайын көрсеткен жөн.
3. Электрондық қолтаңбаның екі нұсқасы бар: толық қолтаңбасы бар бастамашылық (өз) хаттар үшін

Іскерлік хаттың айқын құрылымы болуы керек, оның артықшылықтары:

• сіздің уақытыңыз бен адресаттың уақытын үнемдеу;
• адресаттың хатты оқуына және оның мәнін дұрыс түсінуіне кепілдік беру;
• нақты, нақты жауап алу.

Іскерлік хаттың құрылымы

Апелляция

Ол хаттың «тақырыбында» орналасқан және адресаттың лауазымы мен толық аты-жөнін қамтиды. Ресми іскерлік хат-хабарлар үшін стандартты өңдеу «Құрметті» болып табылады, ол бас әріппен және парақтың ортасында жазылады. Сосын не жазып, кімге жазғанына байланысты көптеген нұсқалар. Сонымен, Ресейде аты мен әкесінің аты бойынша, батыстық корпоративтік мәдениеті бар компанияларда - тек атымен жүгіну әдеттегідей. Егер сіз өзіңіздің серіктесіңізді жеке танитын болсаңыз, оған былайша жүгінуге болады: «Құрметті Андрей Петрович», білмесеңіз - «Құрметті Смирнов мырза». Айтпақшы, адамға сөйлегенде «мырза» сөзін «мырза» деп қысқартуға болмайды. Ешбір жағдайда «Құрметті Смирнов А.П.» деп жазуға болмайды. Не «Андрей Петрович», не «Смирнов мырза».

Егер сіз роялтиге, діни конфессия өкілдеріне, түрлі елдердің президенттері мен парламент депутаттарына жазбасаңыз, өзіңізді бақытты деп санаңыз. Олар үшін ресми түрлендіру формулалары бар және әрбір дәреже үшін арнайы формулалар бар. Мұндай хатты жібермес бұрын таңдалған апелляцияның адресат мәртебесіне сәйкес келетінін мұқият тексеріңіз. Әскери қызметкерлерге: «Құрметті жолдас полковник» деп жазуды есте сақтау оңайырақ, тіпті егер бұл полковник әйел болса да. Бірақ «Ханымдар мен мырзалар» үндеуі зайырлы болып табылады және оны сән салонының ашылуына шақыру үшін қолданған дұрыс. Егер сіз бизнес-презентацияға шақырсаңыз, мысалы, жаңа бұрғылау қондырғылары, қалыптасқан тәжірибеге сәйкес, барлығына ортақ мекен-жай «Құрметті мырзалар». Бұл жағдайда бұл ұйымда әйелдердің де жұмыс істеуі маңызды емес.

Мысалы:

бас директорға
«Конкорд» ЖШС
Добровольский П.И.

Құрметті Павел Ильич!
немесе
Құрметті Добровольский мырза!

Кіріспе

Хаттың мақсатын, жазуға түрткі болған себебін көрсететін бірінші абзацты құрайды. Кіріспемен танысқаннан кейін адресат хаттың мәнін түсінуі керек.Мысалы: Сіздің компанияңыздың бізге жеткізіп беретін жиһаз өндірісі шикізатының сапасына көңілі толмайтындығымды білдіру үшін хат жазып отырмын және сіздердің әрекеттеріңізге сенемін. жағдайды тез арада жақсы жаққа өзгертуге және бізге келтірілген шығынның орнын толтыруға бағытталған.

Мысалы:Ағымдағы жылдың 2 маусымынан бастап соңғы айдың ішінде шикізаттарыңыздың әрбір партиясының 10-15 пайызы ақаулы болып шықты. Бұл фактілерді біздің компанияның мамандары тиісті түрде құжаттаған. Осы хатқа құжаттардың көшірмелері қоса беріледі. Ақаулы шикізатты алуға байланысты біздің компанияның шығыны шамамен 1 миллион рубльді құрайды. Біз «Конкорд» жауапкершілігі шектеулі серіктестігімен бес жылдан бері жұмыс істеп келеміз, осы уақытқа дейін шағымдануға негіз болған жоқ. Мұндай жағдайда біз өз шығынымызды толық өтеуді талап етеміз. Қажет болса, бас тартылған шикізатқа бірлескен сараптама жүргізуге дайынбыз.

Қорытынды

Бұл хаттың барлық жазбаша және логикалық қорытындысын қысқаша қорытындылау үшін қажет.

Мысалы:Сіз бұл жағдайды түсінетініңізге сенімдімін және жақын арада біздің ынтымақтастығымыз қалпына келеді.

Қол қою

Хат жіберушінің қолымен (лауазымы + аты-жөні) аяқталады, оның алдында «Құрметпен» стандартты сыпайы нысаны қойылады. Опциялар да мүмкін: «Құрметпен», «Нәтижелі ынтымақтастыққа үмітпен», «Ынтымақтастық үшін алғыспен» және т.б. Хатқа қол қою кезінде адресат пен адресаттың дәрежесін ескеру маңызды. Бас директордың атына жіберілген хатқа бас директор немесе кем дегенде оның орынбасары қол қоюы керек. Бұл ретте қол қою оның стенограммасына сәйкес болуы керек: директордың орынбасары директордың фамилиясының жанына қиғаш белгі қойып, өз атымен қол қоятын жағдайға жол берілмейді.

Мысалы:Құрметпен, «Заря» жиһаз фабрикасының бас директоры Киселев А.Д

P.S

Постскрипт (P.S.) – хаттың соңында қол қойылғаннан кейінгі постскрипт – іскерлік хат алмасуда сирек қолданылады. Ол адресатқа хат жазылғаннан кейін болған маңызды оқиға туралы хабарлау немесе оған хат тақырыбына жанама қатысы бар ақпаратты жеткізу үшін қызмет етеді.

1-мысал: P.S. 3 сағат бұрын қабылданған шикізат партиясындағы ақаулардың пайызы 17%-ға дейін өскенін хабарлаймын!

2-мысал: P.S. Біздің шикізатты қабылдау бөлімінің басшысы ертең сағат 14:00-де кәсіпорыныңызда мамандарыңызбен кездеседі.

Қолданбалар

Өтініштер хаттың негізгі мәтініне қосымша қосымша болып табылады, сондықтан жеке парақтарда ресімделеді - әрбір өтінім өз парағында. Оларды жазудың ережелері жоқ.

Іскерлік хат алмасуға арналған стандартты сөз тіркестері

Ескертулер

• Жеткізудің кешігуі ... себебінен орын алғанын хабарлаймыз.
• Зауыт басшылығы шешім қабылдағанын хабарлаймыз...
• Сіздің ұсынысыңыз қабылданғанын хабарлаймыз.
• Сізге хабарлаймыз, біз…
• Сізге хабарлаймыз,…
• Өкінішке орай, мүмкін емес екенін хабарлаймыз ...

Мотивтерді түсіндіретін өрнектердің үлгілері (Стандартты іскерлік хаттың басындағы ең көп таралған тіркестер)

Хаттамаға сәйкес...
• Мүлік қауіпсіздігін арттыру мақсатында…
• Сіздің өтінішіңізге жауап ретінде...
• Телефон арқылы сөйлескенімізді растау үшін...
• Біздің келісімімізді растау үшін…
• Техникалық көмек көрсету мақсатында…
• Қиын жағдайға байланысты...
• Бірлескен жұмысқа байланысты…
• Клиенттің хатына сәйкес...

Егер автор заңды тұлға болса, онда іс-әрекеттер:

1. Үшінші жеке тұлғадан, мысалы:
   • Заря зауыты қарсы емес ...
   • Ресей-ағылшын бірлескен кәсіпорны «Союз К» ұсынады ...
   • Naiv кооперативі кепілдік береді ...
2. ІІІ жақ көпше түрдегі, мысалы: «Заря» зауытының басшылығы мен кәсіподақ комитеті шын жүректен сұрайды ...
3. Бірінші жақ көпше:
   • Өтінемін…
   • Расталуда...
   • Біз хабарлаймыз…

Егер автор жеке тұлға болса, онда іс-әрекеттер:

1. Бірінші жеке тұлға, мысалы:
   • Сіздің ақпаратыңыз үшін…
   • Сұрау…
   • Мен сізге хабарлаймын...
2. Бірінші жақ көпше түрі, мысалы:
   • Біз мақұлдаймыз...
   • Сіздің телеграммаңызды алдық...
   • Құттықтаймыз...
   • Біз қолдаймыз…

Сұраныс

• Жұмыс барысын тексеріңіз...
• Әрекет етуіңізді сұраймыз…
• Өнімділік деректерін беріңіз...

Құжаттарды немесе материалдық құндылықтарды жіберу

• Машина құрастыру сызбалары жіберілуде…
• Біз сізді қызықтыратын құжаттарды тіркелген пошта арқылы жібереміз...
• Біз өз тарапымыздан қол қойылған келісім-шартты жібереміз ...

Растау

• Тапсырысыңызды алғаныңызды ризашылықпен растаймыз және оны орындауға кірісеміз ...
• Біз техникалық сипаттамаларды алғанымызды растаймыз…
• Заря зауыты жабдықты жеткізу шарттарын растайды...

Ұсыныс

• Біз сізге ұсына аламыз…
• Сатып алуға шақырамыз…
• Біз сізге ұсына аламыз…

Шақыру

• Сізді жобаны талқылауға қатысуға шақырамыз ...
• Пікірталасқа қосылыңыз...
• Сіздің компанияңыздың өкілін келуге шақырамыз…

Ұсынудан (жобадан) бас тарту және қабылдамау

• ... сомасындағы құрылыс объектілеріне Сіз жіберген титулдық тізімнің жобасын келесі себептерге байланысты біз келісе алмаймыз.
• Сіздің ұсынысыңыз (жобаңыз) келесі себептерге байланысты қабылданбады...

Еске салғыш

• Бірлескен жұмыс жоспарына сәйкес, сіз ...
• Естеріңізге сала кетейік,… сәйкес Сізге…
• Төлем бойынша берешек сомасын…
• Қолжазбаны тапсыру мерзімі аяқталатынын еске саламыз ...

Кепілдік

• Төлемге кепілдік береміз.
• Біз мерзімдерге кепілдік береміз.
• Өнімдердің сапасына кепілдік береміз.

Өз позициясын түсіндіру

• Бұл мәселе бойынша біздің өтініштеріміз оң нәтиже бермеді.
• Дизайнға еш қарсылығымыз жоқ.
• Біз сізге тауарды жеткізе алмаймыз… келесі себептер бойынша:…

Екінші тараптың әрекетін түсіндіру

• Бұл кешіктіруге әкелуі мүмкін...
• Сіздің зауытыңыз қалыптарды жөнелтуді неге кешіктіріп жатқаны мүлдем түсініксіз ...
• Сіздің уәделеріңіз орындалмайды.

Қорытынды сөздер

• Өтінішіміз орындалады деп сенеміз.
• Біз одан әрі ынтымақтастықты асыға күтеміз.
• Сәттілік тілегімен.
• Жауапты кешіктірмеуіңізді сұраймыз.
• Жауап берудің кешігуі үшін кешірім сұраймыз (қате үшін).

Іскерлік хат алмасудың этикалық стандарттары

Іскерлік хат алмасу, адамдардың қарым-қатынасының кез келген басқа нысандары сияқты, этикалық ережелер мен нормалардың жиынтығына негізделеді, олардың негізгісі «ДҰРЫСТЫҚ ЖӘНЕ СЕРІКТЕСКЕ ҚҰРМЕТ». Хаттың мақсаты талапты білдіру болса да, оның мәтінінде сіздің контрагентіңізді ренжітетін дөрекі сөздер мен дұрыс емес өрнектер болмауы керек. Адресаттың қадір-қасиетін сақтауға қамқорлық жасай отырып, сіз өзіңізді сақтайсыз.

• хабарламаны бас тарту туралы мәлімдемеден бастаңыз. Ең алдымен, қабылданған шешімнің уәждемесін айтып, белгілі бір жағдайларда мәселені қарауға қайта оралуға болатынын түсіндіру қажет;
• адресатқа сұрақтың күтілетін нәтижесін жүктеңіз, мысалы: «Мен сізден мәселені зерттеп, оң шешуіңізді сұраймын» немесе «Осы кандидатураны мақұлдауыңызды сұраймын»
• адресатты шешім қабылдау кезінде «шұғыл», «жедел», «қысқа мерзімде» сөздерімен асығуға шақыру. Этикет формулаларын қолданған дұрыс: «Мен сізден осындай күнге дейін жауап беруіңізді сұраймын», «Шешіміңіз туралы дереу хабарлауыңызды шын жүректен сұраймын»
• адресатқа оның ойдан шығарылған немқұрайлылығын, біліксіздігін білдіріп, хат мәтініне «Мен сізге мұқият зерделеуді ұсынамын ...» деген сөздерді енгізу.

Іскерлік хаттарды алушы үшін этикалық нормалар тұрғысынан міндетті талаптар:

• жауап бланкісін қабылдамау, онда сауал немесе ұсыныс хат авторға жауап ақпараты орналастырылған қайтарылады;
• жіберуші ұйымға жедел және нақты жауап беру. Кешіктіру немесе жауап бермеу әрекетсіздік ретінде қарастырылуы мүмкін.

Жоғарыда аталған іскерлік хат алмасудың этикалық стандарттарын сақтау сізге ерлік жасауды талап етпейді және ақырында оңай әрі таныс болады. Оның үстіне, ол сізге әдепті адам ретінде бедел береді және тіпті қарсыластарды одақтасқа айналдыруды үйретеді.

Іскерлік хат жазудың жалпы ережелері

Құзыретті іскерлік хаттың құрылымынан басқа маңызды құрамдас бөлігі оның ұқыпты дизайны болып табылады.

Ақпараттық хат

Ақпараттық хат- Бұл адресатқа ресми сипаттағы ақпаратты хабарлайтын іскерлік хат.

Ақпараттық хаттың ұзындығы бір абзацтан бірнеше бетке дейін.

Әдетте, ақпараттық бюллетеньдерге ұйым басшысы қол қояды, ал жаппай жіберілген жағдайда (мысалы, компанияның барлық тұтынушыларына) оларда қолмен қолтаңба мүлде болмауы мүмкін.Көбінесе ақпараттық бюллетеньдер әдеттегідей болады. табиғат.

Анықтама- кез келген ресми ақпаратты немесе құжаттарды алу үшін жіберілген іскерлік хат.

Жалпы, сұрау хаттар сұрау хаттары сияқты құрастырылады. Сұрау хаттарға, әдетте, ұйымның басшысы немесе ресми уәкілетті лауазымды адам қол қояды.

Сұраныс хатының мәтінінде материалдарды немесе ақпаратты ұсыну қажеттілігінің негіздемесі және сұрау салудың нақты мәлімдемесі болуы тиіс.

Сауалнама хаты жауап хатын талап етеді.

Жауап хат

Жауап хат – сұрау немесе сұрау хатқа жауап ретінде жазылатын қызметтік хат.

Жауап теріс (бас тарту хаты) немесе оң болуы мүмкін.

Жауап хат мәтінінде өтініш хат лингвистикалық терминдермен дұрыс жазылған жағдайда автор бастама хатта қолданған тілдік тіркестер мен лексиканы қолдану қажет.

Жауап хатының мәтініне келіп түскен хаттың сілтемесін қоспау керек («Сіздің хатыңызға _______ № ___»).

Бастама хат туралы ақпарат жауап хаттың тіркеу нөміріне енгізіледі.Бас тарту хатын бас тартудың негіздемесінен бастаған жөн: «... байланысты», өйткені теріс жауап дәлелді болуы керек, сіз жай ғана түсініктемесіз сұраудан бас тарту.

Растау хаты

Растау хаты – адресаттың бұрын қол жеткізген келісімдерін, ниеттерін, ақпараттарды, құжаттарды немесе басқа материалдарды алуын және т.б. растайтын ресми хат.

Хаттардың бұл түрінің негізгі тілдік формуласы: «Біз растаймыз (құжаттарды алу, алдын ала келісім, келісім ...)».

Хат мәтінінде алдын ала келісімді растау кезінде оның мәнін қысқаша баяндау қажет.

Құжаттардың қабылданғаны расталса, оларды атау керек және т.б. Растау хаты сұраумен, тілекпен, ұсыныспен аяқталуы мүмкін.

Шағым хат

Шағым хат – мақсаты адресатқа шағым немесе наразылық білдіру болып табылатын бастамалық іскерлік хат.

Қорытындыда жағдайды түзету бойынша нақты тілектер немесе ұсыныстар айтылуы керек.

Кепілдік хат

Кепілдік хаттар адресаттың мүдделерін қозғайтын белгілі бір уәделерді немесе шарттарды, автордың (жіберуші ұйымның) ниеттерін немесе әрекеттерін растау мақсатында адресатқа жазбаша кепілдіктер беруге арналған.

Кепілдік хаттар ұйымға немесе жеке тұлғаға арналған. Хат мәтінінде «кепілдік» сөзі мүлдем айтылмауы мүмкін, алайда хат кепілдікті қамтитын құжат болып қала береді.

Орындалған жұмыс үшін төлем, оның аяқталу мерзімі, жұмыстың сапасы, тауардың сапасы, оны жеткізу мерзімі, алынған өнім үшін төлем және т.б. кепілдік беруге болады.Бұл аспектілер мазмұнды құра алады. бүкіл әріпті немесе оның құрамдас бөлігі ретінде әріптің мәтінін енгізіңіз.

Кепілдік хаттар шарттық сипаттағы құжаттарға мәртебелері бойынша сәйкес келетін айқын заңды сипатта болады. Көбінесе төлемді растау үшін кепілдік хаттар беріледі.

Бұл ретте шарттың нөмірін және соған сәйкес төлем жасалуы тиіс шот-фактураны көрсету міндетті.

Кепілдік хаттар түсініктілігімен, дәлдігімен және бір мәнді тұжырымымен ерекшеленеді, өйткені біз адресатқа ұйымның немесе лауазымды тұлғаның атынан және атынан кепілдіктер беру туралы айтып отырмыз. Ол орындалатын операция түрін көрсетуі керек.

Мұндай хаттар адресатқа берілген кепілдіктердің мәні туралы мәлімдемеден басталуы мүмкін, мысалы: «Мен осы хатпен кепілдік беремін ...».

Басқа жағдайларда кепілдік хатта автордың адресатқа белгілі бір кепілдіктерді беруге дайындығын мәлімдеу ниетін тудырған себептердің мәлімдемесі болуы мүмкін. Бұл жағдайда сәйкес мәлімдеме соңғы сөйлемде тұжырымдалады, мысалы: «Біз төлемге кепілдік береміз» немесе «Мен уақытында және толық төлеуге кепілдік беремін».

Хаттың бұл түрінің ерекшелігі - автордың (мысалы, ұйым директорының) қолымен бірге қаржылық немесе басқа мәселелерге тікелей жетекшілік ететін лауазымды тұлғаның қолының болуы. Егер кепілдік хат сатып алу, көрсетілген қызмет және т.б. үшін төлеу міндеттемесі ретінде жіберілсе, онда онда төлеуші ​​ұйымның банктік деректемелері болуы керек.

Кепілдік хаттың негізгі тіркесі мына сөздер мен сөз тіркестерін қамтуы мүмкін:

• Біз кепілдік береміз…
• Біз кепілдік береміз…
• Серіктес компания кепілдік береді…
• Жеткізу кезінде қолма-қол ақшаны (кепілдік түрі) біздің мекен-жайға жіберіңіз ...
• Кепілдендірілген төлем...
• Біз осымен кепілдік береміз…

Түйіндеме

Түйіндеме – бұл маманды жұмыс берушіге барынша толық және тиімді ұсынуға бағытталған іскерлік хаттың түрі.

Түйіндемені құрастыру кезінде сіз бірқатар ережелерді қатаң сақтауыңыз керек:

1. өзіңді таныстыр
2. Білім
3. Жұмыс тәжірибесі
4. Мен қалаған жалақы деңгейін көрсетуім керек пе?
5. Мен өзім туралы қосымша ақпарат беруім керек пе?
6. Жеке мәліметтер қажет пе?
7. Түйіндемеңізді жұмыс берушінің талаптарына сәйкестендіріңіз
8. Саяхатқа деген көзқарас
9. Ұсыныстардың болуы
10. Трансмиссиялық хат

Барлық фирмаларға өзгеріссіз жіберуге болатын барлық жағдайларға арналған жалғыз түйіндеме жоқ және болуы да мүмкін емес.

Әр жолы алдымен жаңа жұмыста қандай қасиеттер бағаланатынын ойлап, соған сәйкес түйіндемені түрлендіру керек.Түйіндемеде берілген ақпарат сенімді болуы керек. Түйіндемеде бос орындар қалдырмаңыз.

Ең бастысы - қысқаша мазмұндама болуы керек: бір - бір жарым беттен аспауы керек. Сіздің нақты тұжырымдау, қысқаша тұжырымдау қабілетіңіз – жалпы мәдениеттің жоғары деңгейінің көрсеткіші.

Түйіндемеде фотоның болуы құпталады.

1. Ұйымда жұмыс істеу фактісі мен мерзімдерін растау, атқаратын лауазымдары мен атқарған міндеттері туралы қысқаша ақпарат (жеке тұлғаның ұсыныс хаты үшін осы тармақта хат авторы қай мерзім ішінде және қандай қызметте білетіні көрсетіледі) ұсынылған адам). Міндеттер тізімінен ұсынылған адамның біліктілігі көрінуі керек. Ұсынылған әртүрлі лауазымдарды атқарған болса, онда әрбір уақыт аралығы үшін атқаратын лауазымдары мен атқарылған міндеттер туралы деректер көрсетіледі. Мысалы:Сидоров Владимир Александрович «Вектор» серіктестігінде 1998 жылғы 12 наурыздан 2002 жылғы 16 наурызға дейін, оның ішінде 1998 жылғы 12 наурыздан 2002 жылғы 16 наурызға дейін - сауда және сатып алу бөлімінің меңгерушісі, 17 наурыздан 25 қарашаға дейін, 2002 ж. – сол бөлімнің аға менеджері лауазымында. Оның менеджер ретіндегі міндеттері құрамдас бөліктерді жеткізуді ұйымдастыру, аға менеджер ретінде - жинақтауыштарды жеткізушілер мен өндіріс арасындағы өзара әрекетті ұйымдастыру болды.
2. Ұсынылған кәсіптік, іскерлік және жеке қасиеттердің қысқаша сипаттамасы және ұйымдағы жұмыс барысында қол жеткізген табыстары. Сенімді, сауатты, саналы, т.б. сияқты жалпы сөздерден бас тартып, оның кәсіби қасиеттері, белгілі бір тапсырмаларды жеңе білуі тұрғысынан ұсынылғанды ​​сипаттайтын нақты фактілерге назар аудару керек.Бұл жерде сіз деңгейлік білім сияқты санаттарға назар аударуға болады. және негізгі міндеттерді орындаудағы ұқыптылық, стандартты емес тапсырмаларды жеңе білу, тапқырлық, бастамашылық, оқу қабілеті, әртүрлі жағдайларға бейімделу қабілеті, эмоционалды тұрақтылық, көшбасшылық қасиеттер.Мұнда ұсынылғандардың шамамен салыстыруын беруге болады. әріптестерінің жұмысымен жұмыс істеу, ең маңызды жетістіктерді, жеке өзі әзірлеген және жүзеге асырған жобаларды көрсету. Мысалы:Бағдарламалық қамтамасыз етуді өз бетінше меңгерген, іскерлік келіссөздерді өз бетінше және сәтті жүргізген, бағыныштыларды тиімді басқарған және т.б.
3. Жұмыс орнын өзгерту себептері (ұйымнан шығу, басқа жерге көшу). Бұл ұйым профилінің өзгеруі, бөлімшенің жабылуы, ұйымдағы кадрлық өзгерістер, тұрғылықты жерінің өзгеруі және т.б.
4. Нәтижелер. Ұсынылатын тұлғаның құзыреттілігіне, іскерлік қасиеттеріне, оның шығармашылық әлеуеті мен мансаптық мүмкіндіктеріне қысқаша және нақты баға беру. Белгілі бір позицияны немесе лауазымдарды алу бойынша ұсыныстар (кейбір жағдайларда бұл жерде сіз іздеген лауазымға адамды ұсынатын дәрежеңізді көрсеткен жөн: сөзсіз, қатаң, кейбір ескертулермен, ұсынбаймын). Мысалы:Сидоров Владимир Александрович технологияны жетік меңгерген… (серверлік бағдарламалық қамтамасыз етумен жұмыс істеуде үлкен тәжірибесі бар… немесе… корпоративтік клиенттермен өз бетінше жұмыс істей алады… т.б.). Сидоров мырза орта кәсіпорында бөлім бастығы, компьютерлік бөлім бастығының орынбасары қызметтерін атқара отырып, бөлім бастығының міндеттерін тиімді атқара алады деп есептеймін.
5. Хатқа қол қойған адамның байланыс деректері. Бұл тармақ әсіресе жеке адамдар жасаған ұсыныс хаттарға қатысты, өйткені жаңа жұмыс беруші ұсыныс хатын оқығаннан кейін кейбір мәліметтерді нақтылағысы келуі мүмкін.

Баспасөз хабарламасы

Пресс-релиз – БАҚ-қа арналған ақпараттық хабарлама, оның міндеті осы оқиғаны бұқаралық ақпарат құралдарында барынша көрсету үшін белгілі бір оқиғаға (болған немесе алдағы уақытта) назар аудару болып табылады.

Пресс-релиздерді компаниялар мен ұйымдардың баспасөз қызметтері құрастырады және таратады және белгілі бір жазу ережелеріне ие:

• құжаттың тақырыбы «Баспасөз релизі» деген сөзді және оны тарату күнін қамтуы керек;
• пресс-релиздің тақырыбы оның тақырыбын, ақпараттық хабарламаның хабарламасын нақты көрсетуі керек;
• толығырақ пресс-релиз тақырыбының мәнін тақырыпшада ашуға болады (бұл ретте оның болуы міндетті емес);
• пресс-релиздің бірінші абзацында мынадай ақпарат болуы тиіс: ол не, қайда және қашан болған (болатын);
• Баспасөз хабарламасының көлемі машинкамен басылған мәтіннің бір жарым бетінен аспауы керек. Бұл жағдайда ұйымның бланкісінің қолы мен үстіңгі және төменгі колонтитулдарын қоса алғанда, бір бетті шектеген жөн;
• пресс-релизде жаңалықтар жасаушылардың – ұйымның жауапты спикерлерінің дәйексөздері болуы мүмкін;
• ұйымның бланкісінде пресс-релиз жазылады;
• Баспасөз хабарламасына қойылған қол пресс-релиз тақырыбы бойынша қосымша ақпарат бере алатын байланыс тұлғасының толық аты-жөнін және оның байланыс деректерін: телефон (мүмкіндігінше ұялы), электрондық пошта, ICQ нөмірін қамтуы керек.

Құттықтау хаты

«Құттықтау» форматы жеке іскерлік хат алмасу санатына жатады.

Ол құттықтау бланкісінде немесе ашық хатта ресімделеді және оны құрастырған кезде шығармашылық көзқарас басым болуы мүмкін және болуы керек. Бұл хат мәтініне де, оның дизайнына да қатысты.

Құттықтаулар жеке (туған күніңізбен) немесе жаппай (мысалы, Жаңа жылыңызбен) болуы мүмкін.

Бірінші жағдайда адресаттың мекенжайы жеке болуы керек – аты мен әкесінің аты бойынша; екінші жағдайда, ол жалпы болуы мүмкін, мысалы, «Құрметті достар!».

Сонымен қатар, екі жағдайда да жіберуші құттықтауға жеке қол қоюы керек (жаппай құттықтауларды жіберу кезінде факсимиль қолданылады).

Жеке құттықтаулар

Жаппай құттықтаулар

Шақыру хаты

«Шақыру» форматы жеке іскерлік хат алмасу санатына жатады.

Ол ресми бланкіде немесе ашық хатта шығарылады және адресатқа белгілі бір салтанатты іс-шараға қатысуға шақырылатыны туралы хабарлауға арналған.

Шақыруда іс-шараның өтетін орны мен уақыты, сондай-ақ оның атауы туралы ақпарат болуы керек.

Шақыруда қолайлы дресс-код (мысалы, қара және галстук), сондай-ақ шақырумен қамтылған адамдар саны көрсетілуі керек.

Әдетте, шақыру номиналды болып табылады, бірақ бұқаралық іс-шаралар кезінде оны жеке тұлғасыздандыруға болады.

Жеке шақыру

Жаппай шақыру

Рахмет хат

«Рахмет» форматы жеке іскерлік хат алмасу санатына жатады және адресатқа алғыс білдіруге бағытталған.

Әдетте, алғыс ұйымның ресми бланкісінде шығарылады, бірақ ашықхат ретінде шығарылуы мүмкін.

Алғыс хаттың мәтіні жіберушіні адресатқа алғысын білдіруге итермелеген оқиғаға сілтеме жасай отырып, қысқа, достық-формальды стильде жазылған. Қажет болса, адресаттың басқа да еңбегін атап өтуге болады.Алғыс жіберушінің жеке қолымен, ал кейбір жағдайларда ұйымның мөрімен куәландырылады.

Мысал: Ұлыбритания Премьер-Министрінің КСРО Халық Комиссарлары Кеңесінің Төрағасына жолдауы (1942 ж. 25 сәуір) «Сіздің 23 сәуірдегі жолдауыңыз үшін өте ризамын. Әрине, біз Молотов мырзаның келуін құптайтын боламыз, онымен бірге көптеген пайдалы жұмыстар атқарарымызға сенімдімін. Сіздердің осы сапарға рұқсат беру мүмкіндігін тапқаныңызға өте қуаныштымын, бұл өте құнды болатынына сенімдімін.

көңіл айту хаты

«Көңіл айту» форматы жеке іскерлік хат алмасу санатына жатады және адресатқа қандай да бір қайғылы оқиға немесе жоғалту туралы жанашырлық пен қолдау көрсетуге бағытталған.

Көңіл айтуды жазу кезінде адресаттың қайғысында шын мәнінде қолдау көрсете алатын дұрыс шынайы сөздерді таңдау өте маңызды.

Сонымен қатар, болған оқиғаға қатысты өз сезімдеріңіз бен тәжірибелеріңізді білдіру маңызды.

Көңіл айту ресми бланкіде немесе арнайы ашық хатта мұқият, дұрыс стильде шығарылады және жіберушінің жеке қолымен куәландырылады.

Іскерлік хат- заңды және жеке тұлға бола алатын екі корреспонденттің арасындағы қашықтыққа ақпарат беру, байланыс үшін қолданылатын құжат.

Менеджмент немесе басқару маманы өз қызметінің сипаты бойынша көптеген іскерлік хаттарды жазуды қажет етеді.

Іскерлік хаттарға айғақтар, түйіндеме, ұсыныс хаттар, еске салу және алғыс хаттар, сұхбатқа немесе таныстыруға шақыру хаттары, бас тарту хаттары, талап арыздар, шағымдар және т.б.

Іскерлік хатты қалай жазуға болады

• іскерлік хатқа арналған қағаз сапалы, мүлдем таза, ұқыпты кесілген болуы керек;
• іскерлік хаттың нысанында ұйымның эмблемасы, оның толық атауы, пошталық-телеграфтық мекен-жайы, телефоны, факсы, электрондық пошта мекенжайы және банктік деректемелері көрсетілгені жөн;
• ресми іскерлік хаттар парақтың алдыңғы жағында дақсыз басылады; біріншіден басқа барлық беттер араб цифрларымен нөмірленеді;
• парақтың сол жағындағы жиектің ені кемінде 2 см болуы керек, абзац жолдың сол жақ шетінен бес интервалды шегінісі бар қызыл жолдан басталады; мәтін бір жарым – екі интервалмен басылады; сөзді ораудан аулақ болған жөн;
• іскерлік хаттың жоғарғы оң жақ бұрышында жіберуші ұйымның мекен-жайы астында күні, мүмкіндігінше толық көрсетіледі (мысалы, 2007 жылдың 2 қаңтары);
• парақтың сол жағында ұйымның атауы немесе іскерлік хат жіберілетін тұлғаның тегі мен мекенжайы қойылады;
• төменде, жолдың шетінен немесе парақтың ортасында сыпайы үндеу жазылады; мысалы, «Құрметті Иван Иванович»; өңдеуден кейін үтір қойылады, бірақ келесі фразаны қызыл сызықпен және бас әріппен бастау үшін жиі леп белгісі қойылады;
• іскерлік хат ынтымақтастық үшін алғыс сөздермен және оның жалғасуына үміт білдірумен аяқталады;
• қолы парақтың оң жағына қойылады, соңғы сыпайы сөз тіркесінен кейін, мысалы, «Құрметпен...», қол қоюшының аты-жөні оның қолжазба қолтаңбасының астында басылады;
• кіріс корреспонденциялардың барлық түрлері бойынша қаулылар қарындашпен немесе жеке парақтарда жасалуы керек; іскерлік хат ішінде мәтіні бар бүктеледі, ал ең маңызды іскерлік хаттар бүктелмейді, ол үшін олар үлкен қалың конверттерде жіберіледі;
• телеграфтық өтінішке 3 күн ішінде жауап беру керек, іскерлік хатқа – 10; егер өтініш егжей-тегжейлі қарастыруды қажет ететін болса, онда 3 күн ішінде іскерлік хаттың назарға алынғаны туралы хабарлап, 30 күн ішінде түпкілікті жауап беру керек.

• ойды жеткізудің дәлдігі мен анықтығы - қысқа сөздер, қысқа сөз тіркестері, қысқа абзацтар
• мәтіннің түсіну үшін максималды қолжетімділігі, мәнін дәл және анық білдіретін қарапайым сөз тіркестерін пайдалану
• сауаттылық
• дұрыстығы

Электрондық пошта арқылы байланыс кез келген заманауи кеңсе қызметкерінің жұмысының ажырамас бөлігі болып табылады. Ал бухгалтерлер де ерекшелік емес. Іскерлік қарым-қатынас өнімді, эмоционалды ыңғайлы және өте этикалық болатындай хат алмасуды қалай жүргізу керек? Мен оқырмандарға бірнеше практикалық кеңес ұсынамын.

КЕҢЕС 1. Хаттарыңызда адресатқа жеке өтінішіңізді назардан тыс қалдырмаңыз

Осылайша сіз адамның жеке басына көңіл бөлетін боласыз. Егер хат белгілі бір алушыға жазылса, онда жеке өтініштің болмауы дұрыс емес және әдепсіз болып көрінеді.

Адресатқа алғашқы хаттардың бірін жазған кезде жиі сұрақ туындайды: оған қалай жүгінген дұрыс - тек аты бойынша немесе аты мен әкесінің аты бойынша? Бұл жағдайда сізге осы адамның хаты аяқталатын қолтаңбада не жазылғанын қарау керек. Егер аты сол жерде (әкесінің аты жоқ) көрсетілсе, мысалы «Светлана Котова»содан кейін өз атымен шақыруға болады. Ал егер қолтаңба жазылса «Светлана Васильевна Котова, «Трензор» жауапкершілігі шектеулі серіктестігінің бас есепшісі», содан кейін адресатқа сәйкес жүгіну керек. Қалай болғанда да, екінші нұсқа өте дұрыс, сондықтан жеңіске жету.

Мен «Кімнен» өрісіндегі ақпаратқа назар аударуды ұсынбаймын. Шынында да, көбінесе оны бастапқыда электрондық пошта мекенжайының иесі емес, электрондық поштаны орнату кезінде компанияның IT маманы толтырады.

Айтпақшы, іскер серіктеске немесе клиентке сілтеме жасағанда, мен қаншалықты демократиялық болса да, есімнің қысқаша түрін («Сашаның орнына Саш», «Аня» орнына «Ан») қолданбауға кеңес беремін. жазу стилі және сіздің хат алмасуыңыздың ұзақтығына қарамастан. Ауызша сөйлеуде, жазба тілде таныс естілген нәрсе тым қарапайым көрінеді.

КЕҢЕС 2. Сәлемдесу формасына ерекше назар аударыңыз

Фразаны қолданбаңыз «Қайырлы күн!». Егер сіз адресаттың уақыт белдеуіне сәйкес келетін ізгі ниетті басшылыққа алсаңыз да, бұл сөз тіркесі дәмсіз естіледі, мен тіпті дөрекі дер едім. Бейтарап опцияларды қолданған дұрыс: «Сәлеметсіз бе...», «Қайырлы күн...». Әрине, егер сіз білсеңіз, сәлемдесуге адресаттың атын қосыңыз. Жеке мен үшін, мысалы, бұл бетсіздің орнына әлдеқайда жағымды «Сәлеметсіз бе!»жеке болыңыз - Сәлем, Тамара!.

Есіңізде болсын, осылайша сіз адресаттың уақытын үнемдейсіз. Өйткені, ол келіп түскен хаттың мазмұнына бірден баға беріп, оның басымдылығы мен маңыздылығын тез шеше алады.

Тақырыптың тұжырымы қысқа болуы керек, бірақ сонымен бірге корреспонденция тақырыбын дәл көрсетуі керек. Мысалға, «Альфа» жауапкершілігі шектеулі серіктестігінің келісімі, шот-фактурасы, актісі»Құжаттар орнына. Талқыланатын мәселенің аспектілері өзгергендіктен, тақырыпқа түсініктеме қосыңыз. Мысалға, «Пермьмен ынтымақтастық» → «Пермьмен ынтымақтастық. Келіссөздер күні» → «Пермьмен ынтымақтастық. Келісім жобасы».

Егер хат алмасу кезінде сіз «Тақырып» өрісін адресатыңыз ерікті түрде толтырғанын немесе мүлдем толтырылмағанын көрсеңіз, бастаманы өз қолыңызға алыңыз және екі сценарийдің бірін қолданып көріңіз.

Сценарий 1.Жауап беру кезінде «Тақырып» жолын өзіңіз толтырыңыз. Егер адресат мұқият болса, бұл сіздің хат-хабарыңызды барабар пішінге келтіру үшін жеткілікті болуы мүмкін.

Сценарий 2.Егер алушы «Тақырып» өрісін толтыруды елемейтін болса, оған келесі мазмұндағы хат жазыңыз: «Алла, мен сізге «Тақырып» жолында хаттың тақырыбын дереу көрсетуді ұсынамын. Менің ойымша, осылайша біз қарым-қатынасымыздың тиімділігін айтарлықтай арттырамыз»..

КЕҢЕС 4. «Кімге» және «Көшірме» өрістеріне назар аударыңыз

Іскерлік ортада жалпы қабылданған осы өрістердің мақсатын нақты түсіну қажет:

• <если>«Кімге» өрісінде сіз ғана пайдасыз - бұл хатты жіберуші сізден оның сұрағына немесе сұрауына жауап күтетінін білдіреді;
• <если>өрісте бірнеше алушы бар - жіберуші әрбір алушыдан немесе кез келген алушыдан жауап күтеді. Бұл жағдайда жауап беру кезінде «Барлығына жауап беру» функциясын пайдаланып жіберуші белгілеген алушылардың тізімін сақтаңыз (әрине, хаттың мәнін жасырып, тек хаттың авторына әдейі жауап бергіңіз келмеген жағдайда). хат алмасуға қалған қатысушылардың жауабы);
• <если>Сіздің атыңыз «Көшіру» өрісінде пайда болады - жіберуші сізден жауап күтпеген кезде мәселе туралы хабардар болуыңызды қалайды. Сондықтан бұл мәселе бойынша хат алмасуға болмайды. Егер сіз әлі де мұны істеуді шешсеңіз, онда бұл сөз тіркестерінің бірін жазуды бастау жақсы форманың белгісі болады: «Мүмкін болса, мен бұл мәселені талқылауға қосылғым келеді ...», «Өз ойымды айтайын...».

BCC өрісіне келетін болсақ, ол іскерлік этика тұрғысынан ең даулы электрондық пошта құралы болып табылады. Кейде ол дерлік жасырын бақылау мен ақпарат құралы ретінде қабылданады. Өйткені, «Жасырын көшірмеге» орналастырылған алушылар басқа алушыларға көрінбейді. Кейбір, әдетте ірі компанияларда, әсіресе этика мәселелерінде мұқият, бұл өрісті жаппай пошта жөнелтілімдерін қоспағанда, корпоративтік хат алмасуда пайдалануға қатаң тыйым салынады. Бірақ көптеген компанияларда оны келесі ережелерді сақтай отырып пайдаланады:

• «Жасырын көшірме» өрісі толтырылған хатты жіберу хат авторының жасырын алушыларды хабарламаның мұндай нысанының себебі мен мақсаты туралы хабардар еткенін (немесе осылай жасамақшы екенін) білдіреді;
• жасырын адресат хат алмасуды қажет етпейді.

Тренингтерде маған жиі сұрақ қойылады: клиенттің немесе әріптестің хатына жауап беру уақытына қатысты жалпы қабылданған стандарттар бар ма? Бірақ оған әмбебап жауап жоқ.

Ішкі хат алмасу туралы айтатын болсақ, мұнда бәрі компанияның өмірінің жылдамдығы мен ырғағымен анықталады. Бір жарым сағаттан астам уақытқа жауап беруді кешіктіру жаман әдет деп саналатын фирмалар бар. Ал бір жерде бір күн ішінде жауап ретімен болады.

Жалпы ереже бойынша, хатқа ең қолайлы жауап беру уақыты 2-3 сағат ішінде. Бұл жіберуші жауап күтетін және адресаттың үнсіздігінен ішкі ыңғайсыздықты сезінбейтін ыңғайлы күту уақыты деп аталады.

Ал хатты алып, оқып отырып, 24 сағат ішінде оған толық жауап бере алмайтыныңызды түсінсеңіз ше? Содан кейін, әдептілік ережелеріне сәйкес, жіберушіге хатты алғаныңыз туралы және оған жауап берудің шамамен мерзімі туралы хабарлаңыз. Мысалға: «Сәлеметсіз бе, Сергей Васильевич! Сіздің хатыңыз алынды. Мен келесі екі күнде жауап беремін» немесе «Андрей, мен хат алдым. Рақмет сізге! Маған жауап беру үшін қосымша ақпарат керек. Мен мүмкіндігінше тезірек жауап беруге тырысамын ....

КЕҢЕС 6. Хатта ақпаратты жіберудің негізгі ережелерін сақтаңыз

Олардың саны көп емес:

• хатты оқығанда, ең ыңғайлы көлем «бір экранда», максимум - A4 парағына сәйкес келеді;
• жіберілген тіркемелердің өлшемі 3 МБ аспауы керек. Үлкенірек файлдар адресатқа хаттың «ілулі болуына» әкелуі мүмкін;
• тіркемелерді «орағанда» әмбебап zip немесе rar кодтауларын пайдаланыңыз. Басқа кеңейтімдер транзит кезінде бұғатталуы немесе үзілуі және алушы үшін қиындықтар тудыруы мүмкін;
• ешқашан жаңа электрондық пошта ретінде жауапты бастамаңыз (хат алмасу тарихын сақтамай). Әйтпесе, алушы бастапқы хабарламаны іздеуге уақыт жұмсауға мәжбүр болады;
• адресатқа ең түсінікті тілде жазыңыз. Көптеген адамдар кәсіби немесе корпоративтік лексиканы, жаргондарды, аббревиатураларды және ағылшынизмдерді пайдалану орынды ма деп ойлайды.

Әрбір жағдайда бұл бөлек шешілуі керек.

Сонымен, компаниядағы корпоративтік хат алмасу әрқашан жаргондар мен аббревиатураларға толы: олар барлық қатысушыларға таныс және түсінікті және уақытты үнемдейді. Бірақ контрагенттермен хат алмасу кезінде оларды пайдалану кезінде абай болу керек.

Менің тәжірибемде мұндай жағдай болды. Әріптес баспаға материал дайындап жатқанда, соңғы хатында: «Маша, барлық материалдарыңызды тезірек жіберіңіз». Маша бұл мәтінді аудару керек болатын оған белгісіз форматтың белгісі деп шешті. Ол баспагердің өтінішін қалай қанағаттандыру керектігін ойлап, көп уақытты ілмекпен немесе айламен өлтірді. 2 күннен кейін ол «asap» құпия сөзінің ағылшын тілінде сөйлейтін ортада «мүмкіндігінше тезірек» («мүмкіндігінше тез») сөзінің аббревиатурасы екенін білгенде, машинаның ашуын елестетіп көріңізші. Бірақ Маша сұранысты алған сәттен бастап жарты сағат ішінде материалдарды жібере алады!

КЕҢЕС 7. Әр әріпті қолтаңба және контактілер блогымен аяқтаңыз

Адресатты қаншалықты жақыннан танитыныңызға және хат алмасуыңыз қанша уақытқа созылғанына қарамастан, сіздің әр хатыңызда қолтаңба мен байланыс ақпаратынан тұратын блок болуы керек. Ол іскерлік қарым-қатынас мәдениетінің құрамдас бөлігі болып табылады.

Блок мыналарды қамтуы керек:

• сіздің аты-жөніңіз. Қысқартуларды пайдаланудың қажеті жоқ. Орнына «Т.Л. Воротынцев»қолтаңбамда көрсетемін «Тамара Леонидовна Воротынцева»немесе «Тамара Воротынцева»адресат жауап хатында менімен қалай байланысу керектігін түсінуі үшін;
• сіздің ұстанымыңыз. Бұл адресатқа мәселелерді шешуде сіздің өкілеттілігіңіз бен кәсіби құзыреттілігіңіздің шекарасын түсінуге мүмкіндік береді;
• байланыс деректері (телефон, электрондық пошта, компанияның аты, веб-сайт). Осылайша сіз адресатқа қажет болған жағдайда қосымша жедел байланыс мүмкіндігін бересіз.

Айтылғандардың бәріне қосқым келеді: сіздің электрондық пошталарыңыз оларды қарсы алатын киім. Басқаша айтқанда, іскерлік хат алмасу этикетін сақтай отырып, сіз сырттай адресатыңызға ең жағымды әсер қалдырасыз.

Андрей Грищенко
2003 жылдан бастап 1С ойын жобаларын (сыртқы әзірлеу) өндірушісі. Ол перспективалы жобалар мен командаларды іздеумен, әзірлеу мен шығаруды ұйымдастырумен айналысады. 1С-те ол бірнеше ондаған жобаларға жауапты болды, соның ішінде «Айдаһарларға уақыт жоқ», «Сталинград», XIII ғасыр, «Толық доңғалақты жетек» және «Ұшқыш ағайындылар» сериясының ойындары. Енді «Standby: Sleep of Reason» босану ауруын жеңілдетеді, ол сау және әдемі болатынына сенімді.

Құрметті оқырман!

Бұл мәтін менің dtf.blog сайтында 2006 жылдың сәуір айында жарияланған. Оған таратылған сілтемелер мен жазбаны мақала түріндегі «қайта басып шығару» туралы қайта-қайта сұраулар мені осы қарапайым жұмысқа шабыттандырды. Мен сол блогқа пікір қалдырған барлық адамдарға алғыс айтамын - сіздің пайдалы пікірлеріңіз бен толықтыруларыңыз ескерілді. Дмитрий Девишевке (Nival Online) ерекше рахмет.

Жазбаша қарым-қатынас мәдениетін дамыту мақсатында материалды еркін (авторлық белгісінсіз), оның ішінде іскерлік хат алмасу бойынша тренингтерде (соның ішінде коммерциялық) пайдалану ұсынылады.

***

Сіз күлесіз және «бұл қарапайым, Уотсон!» Дейсіз. Бірақ сенбейсіз, мен жұмыста араласуға тура келген респонденттердің кейбірі бұл нормалардың төрттен бір бөлігін де орындамайды! Бұл кісілерге деген құрметім олардың қателіктерін «жеке» көрсетуге мүмкіндік бермейді, сондықтан мен оларды осында тізіп өтейін.

Төменде келтірілген барлық қарапайым ережелер ең алдымен серіктестеріңізбен, әріптестеріңізбен, тұтынушыларыңызбен және мердігерлеріңізбен іскерлік хат алмасуға қатысты. Оларды жеке хат алмасуда пайдалану әркімнің жеке ісі. Дегенмен, жеке хат алмасуда осы ережелерді сақтау сіз туралы тек жақсы әсер қалдырады.

Негіздер

• Жауап беру кезінде «Барлығына жауап беру» түймесін пайдаланыңыз. Бұл бастапқы электрондық поштаны алушылардың көшірмелерін сақтайды, осылайша сіздің жауабыңыз олардан өтіп кетпейді. Интерфейс параметрлерінде «Жауап беру» түймесін жасыруды ұсынамын. Қажет болса, қажетсіз алушыларды «қолмен» жоюға болады.
• «Тақырып» өрісін бос қалдырмаңыз. Сіз хат жазысқан адамдар күніне жүздеген электрондық хаттар алуы мүмкін және олар электрондық поштаның маңыздылығы мен мазмұнын жылдам бағалау үшін осы өрісті пайдаланады.
• Дәйексөз хаттар. Жауабыңызды жаңа электрондық поштамен бастамаңыз, қабылданған электрондық поштадағы «Барлығына жауап беру» түймесін басыңыз және электрондық пошта клиентінің параметрлерінде жауап беру және қайта бағыттау кезінде баға белгілеу мүмкіндігін өшірмеңіз.

• Толық дәйексөз келтірген кезде (егер сіздің жауабыңыз тұтас хатқа қатысты болса), жауап мәтінін хаттың соңына емес, БАСТЫсына жазыңыз.

Біз жалғастырамыз ба?

Хаттарды қабылдау

1. Алынған хаттар міндетті түрде оқылады. Егер сіз хат алсаңыз, бұл оны біреудің қандай да бір себептермен жібергенін білдіреді (әрине, бұл жерде спам ескерілмейді). Егер адамда оқылмаған деп белгіленген әріптер болса және олар бір күннен асқан болса, ол поштамен жұмыс істеуді білмейді. Алайда, кешіруге болады, егер:

о адам күтпеген жерден қайтыс болды немесе ауырып қалды;

о поштамен жұмыс істеу оның қызметтік міндеттеріне кірмейді (онда оған қызметтік электрондық пошта қажет емес).

2. Егер сіз менеджер болмасаңыз, поштаңызды күніне кемінде 2 рет тексеріңіз: таңертең және түстен кейін. Сізден қойылған өндірістік сұраққа жауап бермеу басқа адамдардың жұмысын тоқтатып, мәселелерді шешуді кешіктіруі мүмкін.

3. Егер сіз менеджер болсаңыз, жұмыс күніңіз күні бойы жүктелмейтін және поштаны автоматты түрде тексеретін электрондық пошта клиентін іске қосудан басталуы керек. Поштаны автоматты түрде жеткізуді/алуды кемінде 10 минут сайын орнатыңыз (мүмкіндігінше 1-3 минут).

4. Сізге хат келді. Егер сіз өте бос емес болсаңыз, оның кімнен екенін, тақырыпты дереу бағалаңыз және оны қарап шығыңыз - бұл сізге хаттың шұғыл жауап беруді қажет ететінін немесе сәл күте алатынын тез шешуге көмектеседі.

5. Мүмкін болса, дереу жауап беріңіз. Бұл поштаны жинамай, заттарды жылжытудың ең оңай және тиімді жолы.

6. Бір күн ішінде жауап бере алмайтыныңызды түсінсеңіз, бірден «бір-екі күн ішінде жауап беремін» немесе кем дегенде «сәл кейінірек жауап беремін» деп жазған дұрыс.

Кімге, Көшірме, Жасырын көшірме (Кімге, CC, BCC) өрістері

7. «Кімге» («Кімге»), «CC» («Көшіру») және «BCC» («Жасырын көшірме») өрістері бар екенін есте ұстаған жөн. Сіздің әрі қарайғы әрекеттеріңіз (және хат алмасу серіктестерінің әрекеттері) оларға байланысты:

о «Кімге» («Кімге») – хат және ондағы ақпарат немесе сұрақтар тікелей алушыға жіберіледі. Егер сіз сұрақ жіберсеңіз, сіз «Кімге» өрісінде көрсетілген адресаттың жауабын күтесіз. Егер сіз алушы болсаңыз, жауап беруіңіз керек.

о «СС» («Көшірме») – көшірмеде тұрған алушы «анықтама үшін», ақпарат үшін хат алады немесе «куәгерге шақырылады». Көшірмелердегі алушы хатқа әдетте жауап бермеуі керек; оның үстіне, егер қажет болса, «кешіргенім үшін кешіріңіз» деген сөзбен бастасаңыз, сыпайы болып саналады.

о «BCC» («Соқыр көшірме») – «сарай интригаларына» арналған өріс. Осы өрісте алушыны көрсету арқылы сіз оған осы хатты «жасырын» жібересіз: негізгі алушы немесе көшірмедегілер бұл адамға хат жіберу фактісі туралы білмейді. Сондай-ақ ол барлық алушылар мекенжайлық кітапшаңызды білмеуі үшін жаппай жіберу үшін қолданылады.

8. Жауап беру кезінде «Барлығына жауап беру» түймесін пайдаланыңыз. Бұл бастапқы электрондық поштаны алушылардың көшірмелерін сақтайды және сіздің жауабыңыз оларды жіберіп алмайды.

9. Өз тілшіңіз қосқан адамдар хаттарының көшірмелерінен ЖОЮҒА БОЛМАЙДЫ. Егер сіз басқа тілшілер жауабыңызды алмас үшін жеке бір нәрсеге жауап бергіңіз келсе, хат жазған адамнан басқасының барлығын көшірмелерден жойыңыз (иә, біз ешқашан «Жауап беру» түймесін пайдаланбаймыз).

10. Егер «Кімге» жолында алынған хатта екіден көп алушы болса, бұл осы екі тілшінің де, олардың кез келгенінің де жауап беруі керек дегенді білдіреді. ЕКеуі де жауап беруі керек екенін ескеріңіз – егер хат сізге және басқа біреуге арналса, оған да жауап беріңіз («Бұл сұрақ сөзсіз маған арналмаған, мынандай жауап берсін» деген сияқты жауап болса да).

11. Өз кезегінде, «Кімге» өрісіне біреуден артық алушыны ҚОСЫМАЙДЫ. Екіге жіберілген хатта сіз екеуінен де жауап алмайсыз, өйткені әрқайсысы екіншісі жауап береді деп ойлайды. Бұл мақаланы бәрі бірдей оқыған жоқ.

12. Хат алмасуға қатысушылардың келісімінсіз жеке хат-хабарларды жіберу парағына жіберу этикаға жатпайды!

Тақырып өрісі

13. Оны бос қалдырмаңыз.

14. Хаттың тақырыбы қысқа, бірақ негізгі мазмұнын, хат тақырыбын көрсететін болуы керек. «Сұрақ», «Сәлеметсіз бе!» сияқты тақырыптар. немесе бос тақырыптар сізге бизнес жазудың негізгі дағдылары жоқ жаңадан бастаушы ретінде сатқындық жасайды.

15. Тақырыптары әртүрлі бірнеше электрондық хаттардың біріне жауап бергенде, дұрыстарына жауап беріңіз. Кездесу туралы «18.04. сейсенбідегі жиналыс» тақырыбы бар хатқа және баспа материалдары туралы «Баспа материалдары» хатына жауап беріңіз. Бұл бұрынғы корреспонденцияларға сілтеме жасаумен байланысты (төмендегі Хат жазу бөлімін қараңыз).

16. Апталық есептер сияқты электрондық поштаны мерзімді түрде жіберу қажет болса, тақырыпты тұрақты ұстауға тырысыңыз немесе алушы мұндай поштаны сұрыптаудың автоматты ережелерін (ережелерін) орнатуы үшін оның кем дегенде бір бөлігі тұрақты болуы керек.

Хаттың маңыздылығы («Приоритет»)

17. Егер хатта шұғыл өзгерістер туралы ақпарат, келісім-шарт мәтіні немесе ең алдымен назар аудару керек басқа ақпарат болса, «жоғары» маңыздылықты пайдаланыңыз, бұл «Кіріс» қалтасындағы хатты бөлектейді.

18. «Жоғары» маңыздылықты босқа қолданбаңыз - «шулы» адамдар тітіркендіреді, қарапайым болыңыз.

19. Іскерлік корреспондентке жеке хатты немесе күлкілі суреті немесе сілтемесі бар хатты төмен деп белгілеңіз.

Хаттар жазу (жауаптар)

20. Сәлемдесуден бастаңыз, бұл әдептілік. - Эй Гриа! адамның атын жазуға жалқау екеніңді айтады. Тіпті жай ғана "Андрей!" немесе «Қайырлы күн!» өте сыпайы және жеткілікті.

21. Адаммен бір тілде сөйлесіңіз. Бұл тек орыс/ағылшын тіліне ғана емес, мәтіннің пішініне де қатысты. Егер сіз ресми хат алсаңыз, оған бейресми жауап беру респондентке құрметсіздік және сіздің мәдениетіңіздің төмендігінің көрінісі болады. Бейресми өтінішке ресми жауап - бұл ережелерді сақтауға шақыру немесе ол жай ғана корпоративтік ережелермен талап етіледі.

22. Әрқашан аралық хатқа емес, хат алмасу тізбегіндегі соңғы хатқа жауап беруге тырысыңыз.

23. Транслит қолданбаңызмәтінді басқаша теру қиын жағдайдан (мысалы, ұялы телефоннан немесе орысша пернетақта орналасуы жоқ компьютерден) хаттарды жіберуді қоспағанда.

24. Пошта клиенті орыс тілін қолдамаса немесе кодтауды бұзса, жауап мәтінін қосымша ретінде тіркеңіз.

25. Іскерлік хат нақты, қысқа және нақты болуы керек:

о Дәлдік - сілтеме жасап отырған нақты деректерді көрсетіңіз (басқа электрондық поштаның күні мен тақырыбы, жиналыс күні, жиналыс күн тәртібінің тармағы, файл атауы, интернеттегі құжатқа сілтеме және т.б.).

о Ықшамдық - кейбіреулер үш сөйлеммен не жазуға болатынын үш бетке көрсетеді. Кім анық ойласа, ол анық айтады, мұны сіздің тілшіңіз көріп отыр.

о Ерекшелік – хаттан алушыдан НӘЛІ НЕ талап етілетіні, одан қандай әрекеттерді қалайтыны анық болуы керек.

26. Іскерлік хат алмасу эпистолярлық жаттығуларға арналған орын емес және эмоцияларды білдіретін орын емес. Ол үшін форумдар, чат бөлмелері және басқа да электронды тұлғааралық қарым-қатынас құралдары бар. Қысқаша іскерлік мәтін құрғақтық емес, уақытты үнемдеу және ойдың дәлдігі.

27. Егер хатта бірнеше сұрақтар, тақырыптар немесе тапсырмалар болса, оларды құрылымдаңыз және нөмірленген немесе нөмірсіз абзацтармен бөліңіз. Үздіксіз «ой ағынын» оқу қиын, ал хаттың негізгі түйінін жіберіп алу оңай. Оның үстіне, кейбір адамдар қоқыс жәшігіне нашар құрылымдалған хатты дереу жібереді (бірақ бұл экстремизм болуы мүмкін).

28. Сұраныс немесе тапсырманың жауабы «Жасай берейік!» екенін есте сақтаңыз. толық емес «Мынадай күнге дейін жасаймыз», «сонша күннен кейін», «осындай оқиғадан кейін» - бұл нақтырақ және нақты жауаптар.

29. Егер хат «жарайды» деп жауап беруге болатындай етіп жазылса, онда жауап әлдеқайда тезірек қабылдануы мүмкін. Мысалы, не істеу керектігінің бірнеше опциясы болса, кейбір әдепкі опцияны ұсыныңыз.

30. Мәтінде қателер болмауы керек. Очепяткиқорқынышты емес, бірақ егер сіз әр әріпте сөзді қате жазып, жазсаңыз, ол өте тез байқалады және орыс тіліндегі минусы бар «үштік» айқын болады (сонымен қатар сіздің жалпы біліміңіз бен мәдениетіңіз туралы бұдан әрі болжамды қорытындылар) .

31. Электрондық поштаның html форматтауын қолданбауға тырысыңыз. Өкінішке орай, хат жазуға арналған бұл пішім Outlook бағдарламасында әдепкі болып табылады, бірақ оны пайдаланған кезде, әсіресе дәйексөз келтіргенде (жауаптар және қайта жіберу) көптеген сұрақтар туындайды.

32. Егер сіз html пішімінде хат алсаңыз, оны кәдімгі мәтінге ӨЗГЕРТПЕҢІЗ, бұл сіздің жауапыңызды алған кезде жіберушінің ақпаратты қабылдауын бұзады. Сіз үшін корреспондент қаншалықты маңызды болса, ол туралы адекватты қабылдауды сақтау соншалықты маңызды. Сіз html дәйексөзінде жауаптарыңызды түспен бөлектеуге болады немесе html пішімдеу тақтасындағы «Шегіністі азайту» түймесін пайдалануға болады (бірақ нюанстар бар).

33. Түпнұсқа хаттың мәтінін келтіріңіз. Бұл нені білдіреді деп ойлайсыз? Менде білмеймін:

34. Кімге: Андрей Грищенко

35. Тақырып: Re: Re: Re: Сұрақ

36. Жарайды!

Вася

37. Басқа адамның мәтінін цитаталауда ешқашан түзетпеңіз! Бұл жалған хаттың бір түрі.

38. Толық дәйексөз келтірген кезде (егер сіздің жауабыңыз бүкіл хатқа қатысты болса) жауап мәтінін хаттың соңына емес, БАСЫНДА жазыңыз.

39. Егер сіз тырнақшаны пайдаланып нүкте бойынша жауап беріп жатсаңыз, тырнақшаны ЖОҒАРЫ ЖӘНЕ ТӨМЕНІ бос жолдармен бөліп, сөйлемдердің басында Бас әріптерді пайдаланыңыз. Жауаптарды мына жерден табуға тырысыңыз:

40. > логотипті қоса берілгенімен ауыстыруды ұсынамыз,

41. > өйткені бұл фонда өте түрлі-түсті

42. қосымшадан логотипті таба алмады

43. > жазуды түзетіңіз - «балық» орнына «құл» деп жазу керек!

44. >әйтпесе бізді дұрыс түсінбейді

45. жазба түзетілді, кешіріңіз

Бір қызығы, көптеген адамдар олардан бірден бірнеше адамға хат жіберуді сұрағанда, жай ғана мекенжайларды «Кімге» өрісіне тізіп қояды, бұл хат әріптестеріңізге немесе достарыңызға жіберілсе, бұл қалыпты жағдай, бірақ бір адамға хат жіберген кезде. Клиенттер тобы, осылайша сіз барлығына мекенжайларды және басқа алушыларды көрсетесіз, бұл сіздің мекен-жайлық базаңызды ашады.

Клиенттердің кез келгені бұл хатты бәсекелесіңізге жіберуі жеткілікті және сіздің контактілеріңіз бірден ағып кетеді.

Бұл таңқаларлық, бірақ көптеген ақымақ адамдар бір-бірін білмеуі үшін көптеген алушыларға хат жіберу керек болса, бұл үшін «Жасырын көшірме» өрісі бар екенін білгенде таң қалады.

Мысалы, mail.ru үшін ол келесідей болады:

Және тағы да қысқаша:көрсетілген мекенжайлар «кімге» - әркім сіздің хаттарыңызды кімге жібергеніңізді көре алады, «соқыр көшірмеде» көрсетілген - бәрі хат тек өзіне арналған деп ойлайды.

Әр алушы «кімге» өрісінде болатын хат алады тек оның мекен-жайы . Басқа бағдарламалар үшін Жасырын көшірмелерді қайда қою керектігін таба алмасаңыз, біреуден көрсетуін сұраңыз. Тағы бір шағын нүкте, «кімге» өрісінде бір мекенжайды көрсетуді ұмытпаңыз, көптеген бағдарламалар немесе пошта серверлері бұл параметрсіз хат жіберуге мүмкіндік бермейді.

Сонымен, тұтынушылар тобына ұсыныстарды, жаңалықтарды жіберуге келгенде - бұл жерде жасырын көшірмені пайдалану тәжірибесі бір мәнді емес, сіз өзіңіздің мекенжай базасын жасыруыңыз керек. Әріптестеріңізге хат жіберудің қызықты сәті, бұл жерде жағдайға сәйкес әрекет ету ұсынылады, мысалы, ұсыныстар жіберу туралы өтінішпен хат жіберу (мысалы, тұтынушыларға қызмет көрсетуді жақсарту үшін) және егер әрбір әріптес мұны көрсе, басқа адамдар бірдей хатты алды, содан кейін олар жауап бермейді - басқаларға сенеді, сондықтан жасырын көшірмені пайдалану керек. Егер бұл тапсырыс орындалса, онда, мысалы, сіздің әріптесіңіздің бастығының «кімі» туралы нұсқау жай ғана ғажайыптар жасайды және сіздің тапсырысыңыз орындалады.

Жеткізушілерге қатысты бөлек мәселе. Бір жағынан, көшірмедегі барлық алушыларды көрсету жеткізушіге сіздің таңдауыңыз бар екенін және ол сізге жақсы бағалар ұсынуы керек екенін көрсетуі керек. Екінші жағынан, хатыңызды алған менеджер оның тек өзіне ғана жіберілгенін көріп, сұрауыңызды «салқын» деп қабылдауы әбден мүмкін. Өз басым, менің ойымша, жеткізушілерге қатысты, ең болмағанда, коммерциялық құпияны қорғау үшін, керісінше жеткізушінің менеджерімен жақсы қарым-қатынаста болу үшін соқыр көшірмені пайдалану керек деп ойлаймын.

Маманның қателігі туралы соңғы жағдайды оқи аласыз, барлық алушылар басқа алушыларды көргенде: Бұл чатта барлығын ұрып тастаңыз, ол жерде шынымен құрметті адамдар - директорлар болды, бірақ бәрібір жауап ретінде спам алған.

Әдеттегідей, түсініктемелерде талқылау құпталады.